Los recursos de información que se van a referenciar en esta ponencia, no son tanto las fuentes de información a las que acudimos bibliotecarios, archiveros y documentalistas: fuentes de información primaria, secundaria o terciaria: monografías, publicaciones periódicas, obras de referencia, etc., sino a las entidades y agentes que forman el panorama teatral.

En el ámbito de las artes escénicas, existe un sector amplio y heterogéneo de entidades y agentes que forman parte de los diferentes sectores de la realidad teatral: la producción, la distribución, la exhibición, la investigación, la enseñanza, la promoción y la difusión. Para un centro de documentación especializado en teatro, un amplio conocimiento de dichas entidades supone un recurso imprescindible que permite crear productos de información, mecanismos de comunicación, diseñar diferentes planes estratégicos de difusión y, lo más importante, satisfacer las necesidades de información de nuestros usuarios.

Detectar esta necesidad, o punto fuerte de información nos ha llevado a crear un producto, en este caso una fuente de información secundaria: La Guía de las Artes Escénicas de España, que es fundamentalmente un Directorio que cumple dos funciones: Función interna: permite la localización y comunicación directa con los agentes y entidades del sector teatral (lo que nos facilitará por ejemplo, solicitar material para RDE, comunicarles la presentación de una nueva publicación del Centro de Documentación Teatral, o por ejemplo, solicitar a las compañías o productoras la autorización para la grabación de un determinado espectáculo, así como al espacio escénico donde tenga lugar la representación). Función Externa: es una fuente de referencia para los usuarios reales y potenciales de nuestro centro, es una herramienta documental en forma de base de datos con posibilidad de consulta, y es un instrumento de difusión de la propia actividad.

En la actualidad, el ámbito de actuación de esta fuente de información, que requiere la incorporación, actualización y mantenimiento de miles de registros, tiene como objeto a los agentes y entidades del sector teatral y del circo, como ámbito sectorial, el teatro en todas sus especialidades: teatro de texto, teatro de objetos, teatro musical, teatro lírico, teatro-danza, teatro circo, performance, variedades y circo. El ámbito de geográfico de actuación es España. La modalidad de las entidades es tanto el sector profesional como el aficionado, y el ámbito según el modelo de producción en es tanto el sector público como el privado.

En la Guía de las Artes Escénicas son objeto de captación, análisis documental, recuperación y difusión: Las compañías y productoras teatrales; Los festivales, ferias, muestras, campañas y demás actividades periódicas de exhibición teatral.; Los premios; Las asociaciones; Las empresas de servicios y gestión de artes escénicas; Los espacios escénicos con programación estable de teatro.; Las redes de exhibición teatral; Los centros de enseñanza e investigación de artes escénicas; Las bibliotecas, centros de documentación y museos especializados; Las instituciones y fundaciones especializadas.

Éstas son las entidades que se convierten en recursos y registros en nuestra base de datos. La información necesaria para describirlos es la siguiente: Información de identificación: nombre de la entidad/agente e identificación de su responsables, quién es el presidente y secretario de una Asociación, quién es el organizador u organizadores de un Festivales, cuál es la entidad que convoca un premio. Y con especial incidencia su trayectoria, año de inicio y cese de la actividad. Información de localización: dirección postal, teléfonos, fax, correo electrónico y página web.

Esta información al tratarse en muchos casos de datos de carácter personal, debe contar con los mecanismos necesarios para garantizar la protección de dichos datos tal y como establece nuestra Ley de Protección de Datos. (Ley 15/1999).

Sin embargo no nos hemos conformado con identificar estos agentes sino que hemos dado un paso más, hemos realizado un análisis pormenorizado de cada uno de los sectores para establecer así, criterios de descripción de cada uno de los recursos para su posterior clasificación. Se trata por lo tanto de identificar las variables que hacen posible que cada recurso se pueda describir porque cumpla unas características específicas que lo identifiquen de los restantes y/o lo relacionen con otras de similar naturaleza. Es lo que denominamos, información de contenido.

A continuación se muestra un listado de los descriptores más relevantes para realizar la descripción de contenido de cada una de las entidades y agentes del sector teatral:

DESCRIPTORES DE CONTENIDO AGENTES Y ENTIDADES DE LAS ARTES ESCÉNICAS

COMPAÑÍAS y PRODUCTORAS

MODELO DE PRODUCCIÓN PÚBLICO
Pública
Privada
Para adultos
Para la infancia
Para la juventud
Para todos los públicos
ESPECIALIDAD TIPOLOGÍA DE LA COMPAÑÍA
Teatro de texto
Teatro musical
Teatro lírico – ópera
Teatro lírico – zarzuela
Teatro de objetos
Teatro gestual / Teatro del movimiento
Teatro-danza
Teatro-circo
Variedades
Performance / Acciones / Instalaciones / Multimedia
Animaciones
Circo
Narración oral escénica Empresa que produce espectáculos propios
Empresa que produce espectáculos de otras compañías
Compañía titular de un espacio escénico
Compañía universitaria
Compañía de una escuela de artes escénicas
Compañía vocacional / aficionada / amateur
Asociación cultural

FESTIVALES, FERIAS, MUESTRAS

COMPAÑÍAS PARTICIPANTES ÁMBITO
Compañías profesionales
Compañías vocacionales
Compañías locales
Compañías autonómicas
Compañías provinciales
Compañías estatales
Compañías extranjeras
PREMIOS EDICIÓN
Competitivos
No competitivos
Edición
Periodicidad
Celebración
ESPECIALIDAD DESTINATARIOS DEL FESTIVAL
Teatro de texto
Teatro musical
Teatro lírico – ópera
Teatro lírico – zarzuela
Teatro de objetos
Teatro gestual / Teatro del movimiento
Teatro-danza
Teatro-circo
Variedades
Performance / Acciones / Instalaciones / Multimedia
Animaciones
Circo
Narración oral escénica
Lecturas dramatizadas / Semimontajes
Varias especialidades Para adultos
Para la infancia
Para la juventud
Para todos los públicos
Programadores y Productores

PREMIOS

MODALIDAD CARACTERÍSTICAS ESPECÍFICAS
Actividad artística y/o profesional
Interpretación
Dirección escénica
Plástica teatral
Técnica teatral
Producción teatral
Programación teatral
Estudio e investigación
Escritura teatral
Escritura creativa
Traducción teatral
Adaptación teatral Teatro para la infancia y la juventud
Teatro realizado por mujeres
Teatro realizado por niños y jóvenes

PARTICIPANTES CONVOCATORIA
Por concesión
Por concurso Anual
Bienal

ASOCIACIONES

RAZÓN POR LA QUE SE ASOCIAN
Reunir a Profesionales
Interpretación
Dirección escénica
Dramaturgia
Producción
Distribución/gestión
Exhibición
Plástica teatral
Técnica teatral
Estudio e investigación

Reunir a Espectadores

Dedicarse a una Especialidad
Teatro de texto
Teatro musical
Teatro lírico-ópera
Teatro lírico-zarzuela
Teatro de objetos
Teatro gestual / Teatro del movimiento
Teatro-circo
Teatro-danza
Variedades
Animaciones
Circo
Narración oral escénica
Teatro para la infancia y la juventud

EMPRESAS

GESTIÓN PRODUCCIÓN ARTÍSTICA
Producción de espectáculos
Distribución de espectáculos
Gestión y Planificación
Servicios de Manager
Alquiler de locales de ensayo Escenografía
Utilería
Vestuario
Caracterización

TECNOLOGÍA PUBLICACIÓN
Iluminación
Sonido
Maquinaria escénica
Audiovisuales
Efectos especiales
Materiales para magia y circo Edición
Venta

ESPACIOS ESCÉNICOS

TITULARIDAD Y GESTIÓN AFORO
Pública
Privada Aforo
TIPOLOGÍA DEL RECINTO RECINTO
Recinto al aire libre
Recinto cubierto
Carpa de circo El espacio escénico tiene un recinto propio
El espacio escénico en un centro cultural o de ocio
Es un recinto histórico-artístico
PROGRAMACIÓN FRECUENCIA DE PROGRAMACIÓN
Teatro
Teatro musical / Teatro lírico
Teatro de objetos
Variedades Exclusiva
Ocasional

REDES DE EXHIBICIÓN

COMPAÑÍAS EN PROGRAMACIÓN CONVOCATORIAS DE PROGRAMACIÓN
Atendiendo al ámbito geográfico
Sólo compañías de la autonomía
Sólo compañías de la provincia
Todas las compañías del estado español
También compañías de otros países

Atendiendo a la tipología
Compañías profesionales
Compañías vocacionales Varias veces al año
Una vez al año

**importante identificar la fecha aproximada de cierre de recepción de ofertas de compañías y productoras que quieran optar a la programación
MIEMBROS DE LA RED
Espacios escénicos de la red

ENSEÑANZA

TITULARIDAD ALUMNOS
Pública
Privada
Niños / Niñas
Jóvenes
Adultos
Mayores
FINALIDAD TITULACIÓN / CERTIFICADO
Salida profesional carrera o profesión vinculada a las artes escénicas
Especialización de profesionales de teatro
Investigación
Ocio
Mediación social
Formación de profesores Oficial
No oficial
Sin título

CURSOS Y NIVELES
Cursos permanentes
Monográficos

ESPECIALIDAD
Interpretación
Teatro de texto
Teatro de objetos
Teatro gestual
Teatro del movimiento
Teatro musical
Teatro lírico

Dramaturgia / Escritura
Escritura creativa
Traducción teatral
Adaptación teatral

Dirección Escénica

Plástica teatral
Diseño de iluminación
Diseño de sonido
Diseño escenográfico
Figurinismo
Caracterización
Diseño y construcción de títeres Técnica teatral
Técnica de iluminación
Técnica de sonido
Maquinaria- utilería- construcción decorados
Regiduría
Vestuario
Caracterización

Administración
Gestión
Producción
Distribución

Circo
Equilibrios
Técnicas aéreas
Malabares

Variedades
Ilusionismo
Prestidigitación
Ventrílocuos
Transformismo

CENTROS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

TIPOLOGÍA SERVICIOS
Biblioteca
Centro de Documentación
Museo
Archivo Información y consulta
Préstamo
Reproducción de documentos
Publicaciones
FONDOS
Textos teatrales
Ensayo y crítica
Teoría y técnica
Publicaciones periódicas
Obras de referencia y consulta
Fotografías
Videograbaciones
Bases de datos

INSTITUCIONES Y FUNDACIONES

TITULARIDAD COMPETENCIAS
Pública
Privada Descripción de competencias

Para la correcta descripción de cada uno de los recursos, es fundamental contar con un lenguaje controlado que permita la normalización de los términos empleados en la descripción, facilitando así el trabajo de los documentalistas y la recuperación de información por parte del usuario ya que se encontrará con unas posibilidades de consulta más guiada. Un tesauro especializado en teatro sería la herramienta ideal, y aunque desde el Centro de Documentación estamos trabajando en ello, este proyecto no ha finalizado por lo que lenguaje de control que estamos utilizando son las listas de descriptores.

Porqué pedimos tantos datos, ¿es necesaria tanta clasificación?. Una información estructurada nos permite muchas más posibilidades en la recuperación de información y en la creación de nuevos productos. Si quisiéramos desarrollar en Internet un portal sectorial de teatro para niños y jóvenes en este preciso momento, con la información procedente de la Guía de las Artes Escénicas podríamos ofrecer:

- Compañías de teatro que dirigen sus espectáculos a niños y niñas.
- Festivales, ferias, muestras de teatro, concursos.
- Premios de escritura dramática orientados a este público.
- Asociaciones de teatro dirigidas a este sector.
- Escuelas de Arte dramático en los que se puedan inscribir niños y niñas a sus cursos y talleres.
- Espacios escénicos con programación exclusiva para la infancia.

Toda esta información enmarcada en el entorno de una Web social podría dar paso a conversaciones, foros, debates entre profesionales y espectadores sobre este sector, incorporación de elementos gráficos y audiovisuales: fotografías, audios y vídeos de espectáculos para niños y niñas.

METODOLOGÍA PARA LA CAPTACIÓN DE RECURSOS
En cuanto a la metodología para la captación de recursos, las fuentes de información que consultamos, para la localización de las entidades y agentes a incorporar en la Guía de las Artes Escénicas son las siguientes:

- Búsquedas en Internet atendiendo a los criterios de fiabilidad y actualización de la web. Internet es para la actividad teatral un medio imprescindible para la información, comunicación, colaboración y difusión del teatro. La mayor parte de las entidades y agentes, tanto públicos como privados implicados en sector teatral cuentan con un espacio Web para difundir sus actividades o utilizan la red como herramienta profesional e incluso como espacio de ocio. Cada vez son mejores, más completas y dinámicas sus páginas. Las compañías presentan sus dossieres, sus fotografías, su historia; los festivales muestran su programación actual así como la retrospectiva enmarcada a su vez en un entorno gráfico y audiovisual, las asociaciones nos describen a sus asociados y nos muestran todas sus actividades programadas. Encontramos críticas, prensa, foros, debates y enlaces muy interesantes.

- Revistas especializadas de teatro: [Primer Acto, ADE Teatro, Revista Galega de Teatro, Escenarios, etc.]
- Programas de mano de los espectáculos
- Programas de festivales y ferias
- Programas de espacios escénicos
- Bases de convocatorias de premios y galardones
- Dossieres de compañías y festivales
- Carteleras y agendas culturales
- Base de datos de prensa del Centro de Documentación Teatral, que recoge la prensa diaria nacional siempre en el ámbito de las artes escénicas.
-
COMUNICACIÓN DE LOS RECURSOS A LAS ENTIDADES Y AGENTES SELECCIONADOS

Una vez incorporados los recursos seleccionados en la base de datos, estos datos son transmitidos a través de un formulario previamente diseñado y específico para cada uno de las actividades, a los agentes implicados o propietarios de los datos. En dicho formulario que emitimos a través de correo electrónico, correo postal o fax, solicitamos la autorización para disponer de sus datos y obtener una información: de primera mano, fiable y completa

Un vez que recibimos esta autorización podemos publicar la información en la Guía de las Artes Escénicas. De no ser autorizados se procederán a la anulación o baja del registro en la base de datos. Las entidades que han cesado su actividad, no se eliminan de la base de datos sino que se mantienen de forma histórica, pensando en futuros estudios e investigaciones de carácter retrospectivo.

En relación con los formularios que emitimos, lo ideal sería, que a través de nuestra propia plataforma Web, mediante un sistema controlado de acceso, utilizando login y password, fuesen los propios agentes los que accedieran a nuestro sistema de una forma fácil y directa, para poder modificar o ampliar los datos relativos a su actividad. Esto supondría una ventaja muy atractiva, un valor añadido en la gestión de información.

Por otro lado, la propia naturaleza de las artes escénicas, actividad viva, en constante cambio, hace que la característica fundamental de un recurso de información de estas características sea la actualización permanente. La información que obtenemos es cambiante y perecedera, lo que nos exige una atención periódica en el mantenimiento, actualización y persecución de los recursos de información. Lo deseable sería actualizar los registros anualmente

No podemos obviar que los agentes que forman parte de la Guía de las Artes escénicas lo son de forma voluntaria, contestan, actualizan los formularios de forma voluntaria, no se trata de un censo obligatorio. Es un producto que se realiza con el esfuerzo, la ilusión, y las ganas de hacer llegar el teatro a todos y todas partes, de documentalistas y entidades.

DIFUSIÓN DE LA GUÍA DE LAS ARTES ESCÉNICAS
Actualmente la Guía de las Artes Escénicas de España está publicada en Internet, tan sólo consultable por unos cuantos campos y se presenta como una base de datos documental única.

Sin embargo estamos trabajando desde el centro de documentación teatral en un cambio de filosofía en cuanto a la gestión de información, que viene impulsada por un modelo de gestión de bases de datos relacional.

Esto implicará que esta base de datos deje de ser un recurso aislado y se convierta en una base de datos relacionada con el resto de productos de nuestro centro: la base de datos de espectáculos, la de profesionales, la de prensa y nuestros catálogos.

Con este cambio perseguimos gestionar la información de una manera más eficiente para mejorar la recuperación de la información contenida y descrita en nuestro centro, hacerla más accesible al usuario final.

De este modo, ante una consulta sobre una compañía determinada podríamos obtener los siguientes resultados:

- La compañía: director, teléfono, dirección postal, correo electrónico
- La prensa relacionada con la compañía
- Los espectáculos que ha realizado
- Vídeos, Fotografías, y cualquier otro documento en cualquier tipo de soporte de la compañía.

En cuanto a la propia Guía de las Artes Escénicas, el modelo relacional nos permitirá tener, relacionados todos los recursos de información. Así, sobre La Real Escuela Superior de Arte Dramático de Madrid, podríamos mostrar que se trata de:
- Una escuela de Teatro
- Tiene una compañía estable de teatro
- Una biblioteca especializada
- Tiene un espacio escénico
- Es un centro editor.
- Organiza congresos y conferencias

También podríamos mostrar un viaje en la navegación: una compañía de teatro, está registrada en una asociación de compañías y productoras, que a su vez convoca un premio para directores de escena, y además cuenta con una estupenda biblioteca especializada.

Los usuarios de la Guía de las Artes Escénicas proceden del ámbito de la profesión teatral, de la enseñanza, de los medios de comunicación, de la investigación e incluso son usuarios los propios espectadores y aficionados al teatro.

Hasta el momento hemos hablado de la Guía de las Artes Escénicas de España, quizá en un futuro, entre todos, podamos gestionar y consultar la Guía de las Artes Escénicas de Iberoamérica.

Los centros de documentación, somos los centros por excelencia encargados de la difusión de información. No debemos sólo quedarnos en el archivo, en la memoria, estamos obligados a mostrarla, a difundirla. Hacerla llegar a todos los interesados y atraer a futuros usuarios y nuevos espectadores.